A partire dal 1 aprile 2016, Poste Italiane non effettuerà più il servizio “Data Certa”: è questa la conseguenza di una circolare diffusa negli scorsi giorni dalla società italiana addetta al servizio postale. La circolare è diventata operativa già questa mattina, sin dall’orario di apertura dei singoli uffici, momento in cui già migliaia di cittadini si sono visti rifiutare la richiesta dell’apposizione del timbro.
Il servizio “Data Certa” ha servito, sino ad oggi, milioni di cittadini, garantendo l’attestazione del pubblico ufficiale, mediante il timbro postale apposto su documenti come contratti, dichiarazioni unilaterali e altre scritture private, in tal modo supplendo alle funzioni che altrimenti spetterebbero al notaio o all’Agenzia delle Entrate mediante il servizio di registrazione.
La Data Certa ha lo scopo di rendere opponibile un documento ad eventuali controinteressati, a dare la certezza del giorno in cui un determinato atto è stato firmato, a supportare le difese del contribuente nei confronti del fisco, a dare certezza ai rapporti contrattuali tra i privati cittadini, ecc. Essa, infatti, consiste nella prova della formazione di un documento in un determinato arco temporale o, comunque, nella prova della sua esistenza anteriormente ad uno specifico evento o una specifica data.
Sino ad oggi era possibile ottenere la data certa recandosi in un qualsiasi ufficio postale che provvedeva all’apposizione di un timbro. Prima di recarsi all’ufficio postale, l’interessato realizzava il documento in un corpo unico (ovvero doveva essere stampato e rilegato in un modo che non permettesse l’aggiunta o la rimozione di pagine) e sulla prima pagina veniva apposta la dicitura “Si richiede l’apposizione del timbro per la data certa”, seguita da data e firma.
Insieme alla Data Certa è tramontato anche un altro storico servizio di Poste Italiane: il timbro postale che l’ufficio apponeva sulla busta da lettere, in caso di posta ordinaria o di raccomandate, all’atto della consegna al destinatario. Oggi tutto avviene telematicamente, attraverso un palmare portatile, dotato di un display sul quale il destinatario del plico mette una firma con una penna ottica. Il postino poi gli rilascia uno scontrino cartaceo su richiesta.
Non tutto è perduto: da oggi, chi voglia fornire di data certa un documento potrà affrancarlo regolarmente e spedirlo a sé medesimo, in modo tale che sulla busta venga apposta comunque il codice a barre dal quale è possibile risalire alla data di spedizione, anche mediante il servizio internet offerto da Poste Italiane “Dove Quando”. Si consiglia, a tal fine, onde evitare facili contestazioni, di effettuare la spedizione tramite raccomandata senza busta.
Molto più facile è ricorrere alla PEC, la posta elettronica certificata che garantisce anch’essa data certa.
Diversamente è possibile l’apposizione della cosiddetta marca temporale sui documenti informatici: il sistema basa la propria modalità di certificazione della marca temporale su un procedimento informatico regolamentato dalla legge, che permette di attribuire ad un oggetto digitale o documento informatico una data ed un orario in modo certo ed opponibile a terzi. La marca temporale può essere anche associata alla firma digitale.